Стратегическое планирование компании как инструмент повышения эффективности

Базовый hard skill специалистов любой сферы – грамотное управление временем. Профессионалы расценивают план отдела компании как настольную книгу, которая задает ритм, упорядочивает процесс. Такой подход обеспечивает надежное правовое и финансовое положение бизнеса, помогает достичь результата и дает шанс на сон, отдых, уход с работы еще сегодня, а не за полночь.

Схема плана

План работы отделов и сотрудников ориентирован на общую стратегию организации. Есть глобальные цели, например, выйти на чистый доход в 10 миллионов за год или повысить процент экспорта продукции. Планирование – инструмент выработки стратегических решений для реализации таких целей.

Универсальная схема плана:

1. Зафиксировать время. Прописать четкие даты или временной диапазон.
2. Конкретизировать задачи. Предметно сформулировать, что, где, когда и в каких объемах.
3. Вести подсчет. Отмечать выполнение или невыполнение каждого из запланированных пунктов. Подытоживать промежуточные результаты.

План работы служб и отделов составляют с учетом внутренних положений, должностных инструкций сотрудников конкретного предприятия. Шаблонный подход недопустим – это утопия. Все, кто игнорируют схему планирования, рано или поздно сталкиваются с проблемой деградации цели. Следствие – материальные убытки, профессиональное выгорание, стагнация.

Значение планирования

Компания Clio провела опрос среди респондентов-сотрудников крупных юридических и инвестиционных компаний. 74% участников обозначили, что испытывают острый дефицит времени. Свыше 33% признались в регулярных просрочках дедлайна. Грамотный план работы может в корне изменить ситуацию, потому что:

• повышает степень личной ответственности сотрудников;
• разграничивает обязанности и улучшает производительность;
• укрепляет дисциплину в коллективе;
• оптимизирует рабочий процесс;
• вводит time-калькуляцию;
• охватывает все направления деятельности юридической службы;
• помогает контролировать и анализировать результаты.

План работы отделов входит в общую концепцию развития компании. По этому документу руководители оценивают КПД конкретного сотрудника и структурного подразделения в целом, анализируют, с чем справится штатный сотрудник, а по каким вопросам легче и дешевле обратиться в аутсорсинговую компанию.

Agile планирование

Классическое содержание среднесрочного плана на 1 календарный год – стратегические, фоновые и регулярно повторяющиеся задачи. Узкопрофильным специалистам этого недостаточно, поэтому они активно используют agile (гибкое) планирование. Такой инструмент time-менеджмента позволяет:

• оперативно реагировать на срочные задачи;
• иметь под рукой готовый алгоритм действий на случай форс-мажора;
• минимизировать финансовые риски;
• своевременно корректировать общий план;
• проявлять мобильность;
• экономить время и усилия.

Пример. Одна из задач компании на год – сократить дебиторскую задолженность на 30%. Это глобальная цель, в том числе для юристов. В рамках agile планирования правовые специалисты оценивают содержание договоров, наличие признаков банкротства у контрагента, целесообразность взыскания долга в суде в ближайшее время.

Agile планирование работы можно сравнить с французской поговоркой: «Представьте, что каждый пункт плана – это лягушка. Съедая по одной лягушке в день, вы избежите болота».

Содержание плана

Условно любой план структурных подразделений компании включает блоки и разделы с аналитикой и анализом, финансовой деятельностью, представительством интересов в судах и других учреждениях. Универсального шаблона нет.

Содержание зависит от направления деятельности, хозяйственного цикла компании, ее стратегии и объема полномочий. Например, основные векторы планирования для юристов:

• претензионно-исковая функция, досудебное урегулирование споров;
• мониторинг кредиторской и дебиторской задолженности;
• контроль исполнительных производств;
• договорное право, система санкций;
• корпоративное право и трудовые правоотношения;
• списание материальных ценностей с баланса;
• защита права интеллектуальной собственности, в том числе права предприятия на товарный знак, изобретения и рацпредложения;
• юридические консультации;
• мониторинг, систематизация и анализ законодательства;
• адаптация внутренних правовых актов компании под нормы действующего законодательства;
• защита деловой репутации, компенсация ущерба;
• превенция нарушений.

Негласное правило по пропорциям в плане любого отдела: 20% общие стратегические задачи, 50% четкие прогнозируемые мероприятия и действия, 30% форс-мажоры, дополнительные функции, непредвиденные обстоятельства.

Эффективный и грамотный план работы организации содержит конкретные, реалистичные, достигаемые пункты с четкими сроками исполнения и понятным ожидаемым результатом. Это кредо любого планирования.

Влияние Agile-методологий на отделы маркетинга

Инфографику предоставила Wrike – Управление Задачами Онлайн