Этикет онлайн совещаний: как себя вести, чтобы встреча прошла успешно

Пандемия и вызванная ею изоляция ограничили наше передвижение, наложили ограничения на международные рейсы и групповые собрания. Учитывая текущую глобальную ситуацию, компании внедряют политику удаленной работы для сотрудников. Во время социального дистанцирования видеоконференции стали альтернативой очным совещаниям. Правильный этикет для участников онлайн совещаний – это что-то новое и меняется каждый день. Этикет виртуальных совещаний существует для того, чтобы сгладить виртуальный опыт, чтобы каждый получил максимальную пользу от совещания.

В этой статье мы обсудим, что такое этикет онлайн совещаний, почему он важен и советы по поддержанию хорошего этикета деловых встреч.

Этикет онлайн совещаний сильно изменился, и если никто не увидит ваши колени во время разговора, то это не означает, что этикет виртуальных встреч не существует. Правильный этикет встреч в 2021 году имеет мало общего с тем, как вы одеты и говорите. Речь пойдет о том, как вы готовитесь, как относитесь к коллегам и как фокусируетесь.

Автор статьи: Юлия Заика, PM ООО «АСА Инжиниринг»

Этикет для онлайн участников, который необходимо соблюдать:

1. Проверьте свои настройки

Весь смысл онлайн совещаний заключается в том, чтобы иметь возможность слушать и видеть друг друга. Если есть проблемы с любой из этих опций, это сводит на нет всю цель проведения митинга. Во всех инструментах для проведения онлайн-встреч, таких, как Zoom, Skype, Google Meet и др. вы можете проверить микрофон и видео, прежде чем присоединиться к встрече.

2. Войдите в систему заранее и начните с видео

Не ждите до последней минуты, чтобы войти в систему. Вы начнете отвлекаться и можете забыть войти в систему вовремя. Вход на пять минут раньше времени — это хороший этикет для участников онлайн совещания. Исключение составляют случаи, когда вы приходите на встречу в качестве. В таких случаях нужно приходить вовремя. Начните легкий разговор с другими. Если вы собираетесь опоздать, отправьте сообщение организатору встречи, чтобы он знал, стоит ли вас ждать.

Начните онлайн конференцию с видео. Видео ­­­­- это мощный способ поддержания человеческой связи во время виртуальной встречи. Начинать разговор с кучи пустых экранов довольно холодно и безличностно. «Я не причесался» — это неуважительная причина не включать видео во время запланированной деловой встречи.

3. Выключить звук по умолчанию

Будь-то собрание большой группы или собрание для 2-3 человек, обязательно воспользуйтесь такой опцией как отключение звука по умолчанию при подключении аудио и видео. Это даст вам время осмотреться и проанализировать окружающую обстановку на предмет нежелательных звуков и визуальных эффектов. Включайте звук только тогда, когда наступает ваша очередь говорить или когда это необходимо.

4. Четкий фон

Всегда выбирайте место с простым однотонным фоном, например, со стеной, а не с местом, где за вами видны тонны вещей, открытый шкаф-купе, гора посуды или произведения искусства в стиле NSFW.  Тот, кто вас слушает, не должен отвлекаться на то, что находится на заднем плане. Участники должны иметь возможность сосредоточиться на вашем лице и на том, что вы говорите.

5. Скажите своему мозгу, что пришло время собрания

Вспомните, как вы ходили на совещания, когда работали в офисе. Вы прекращали работу, вставали и потягивались. Вы брали блокнот и проходили мимо стола коллег, чтобы узнать, готовы ли они. Вы быстро выпивали чашечку кофе и садились в совершенно другой комнате, чем та, где вы были до этого. Что происходит, когда вы участвуете в виртуальной встрече из дома? Вы работаете до 9:59 утра, переходите по ссылке, и вот вы уже на собрании.

Как вы можете воссоздать это, работая дома или в коворкинге? За пять минут до начала совещания встаньте, потянитесь и сходите за чем-нибудь выпить. Подумайте о том, чтобы войти в систему из другой комнаты или хотя бы из другой части комнаты. Или хотя бы наденьте брюки, на всякий случай😊 Изменение обстановки поможет вам оставаться вовлеченным в разговор, а не заниматься, например, электронной почтой.

6. Установите границы

Возьмите за привычку проводить совещания в комнате, где дверь можно закрыть, дав понять членам семьи, что они должны вести себя тихо и создавать минимум шума. Для начала, попробуйте объяснить всем в помещении, что вы идете на встречу и в радиусе 5 метров все должны быть полностью одеты. Дайте понять окружающим, можно ли вас прерывать, если не могут найти ножницы, чтобы отрезать этикетку от мороженого. Конечно, ребенку сложно это сразу понять, но со временем мы станем лучше вносить коррективы по данному вопросу. А пока не стоит злиться, все мы люди, нужно извиниться и продолжить совещание.

7. Определите повестку дня

Именно для таких ситуаций, как в пункте 6, нужна повестка дня. Когда вы работаете в домашнем пространстве легко и отвлечься. Поэтому перед началом встречи составьте четкую повестку дня, разошлите ее, чтобы все участники были вовлечены во встречу, независимо от обстоятельств. Вначале совещания убедитесь, что все ознакомились с данным документом. Обязательно следите за соблюдением повестки дня и ее регламентом, чтобы совещание не затянулось.

8. Представьте всех

Если на встрече присутствуют люди из других отделов или команд, которые не так часто работают вместе или с клиентами, всегда начинайте встречу с краткого представления друг друга, чтобы каждый мог понять, о чем спрашивать.

9. Выключите уведомления

Работая дома, очень легко забыть отключить уведомления на мобильном телефоне, в то время как вы вряд ли забудете это сделать когда входите в конференц-зал. Звук уведомлений не только будут отвлекать докладчика, а также мешать вам сосредоточиться.

10. Дайте каждому работу

Пожалуй, один из самых важных пунктов не только онлайн совещаний, а также и офлайн. Вы когда-нибудь задумывались, почему на некоторых совещаниях вы не знали, что должны делать?

Прежде чем назначить встречу, предоставьте возможность каждому что-то подготовить к обсуждению. Это поможет вам избежать людей, которые не должны присутствовать на собрании.

11. Подведите итоги совещания перед его завершением

Очень важно, чтобы по мере приближения к концу совещания у каждого была четкая цель и дальнейший план над чем работать. Ведущий совещания должен кратко подвести итог того, что обсуждалось в этот день и какие последующие шаги будут предприняты до следующей встречи.

12. Разрешите людям уходить

Не все совещания требуют, чтобы все участники оставались на совещании до конца. Допустимо, чтобы участники могли присоединиться к собранию только для того, чтобы получить свежую информацию или быстро обсудить вопросы. Разрешите людям уйти, если оставшаяся часть собрания не требует присутствия некоторых участников, так как они могут продолжить работу над другими важными задачами.

13. Сопротивляйтесь желанию заняться другой работой

В какой-то момент у вас возникнет желание проверить сообщения, поискать нужную фразу или потеряться в поисках идеального GIF-ответа. Выполнение работы во время встречи означает, что вы не будете сосредоточены ни на одном из этих действий, и от этого пострадают оба.

Если вы постоянно отвлекаетесь, попробуйте сделать следующее:

• Держите руки в видеоканале;
• Принимайте звонок на мобильном устройстве и выключите ноутбук;
• Всегда добровольно делитесь своим экраном с группой, когда это необходимо.

Онлайн совещания и видеоконференции являются эффективным средством коммуникации и бесценным методом объединения людей. Но без подготовки процессов, направленных на то, чтобы сделать их максимально эффективными, они могут пройти впустую, не добившись ничего ценного. Когда все понимают этикет виртуальных встреч, бизнес может стать очень продуктивным, экономически выгодным и успешным. Следуйте советам по этикету онлайн-совещаний и вы сможете легко оставаться более продуктивными и вовлеченными во время встреч.

Автор статьи: Юлия Заика, PM ООО «АСА Инжиниринг»

P.S. Возможно, вам также будет интересно увидеть инфографику на эту тему, которую предоставила Wrike — Система Управления Информацией Проекта