Стратегічне планування компанії як інструмент підвищення ефективності

Базовий hard skill спеціалістів будь-якої сфери – грамотне керування часом. Професіонали розцінюють план відділу компанії як настільну книгу, яка задає ритму, впорядковує процес. Такий підхід забезпечує надійне правове та фінансове становище бізнесу, допомагає досягти результату та дає шанс на сон, відпочинок, відхід з роботи ще сьогодні, а не за північ.

Схема плану

План роботи відділів та співробітників орієнтований на загальну стратегію організації. Є глобальні цілі, наприклад, вийти на чистий дохід у 10 мільйонів на рік або підвищити відсоток експорту продукції. Планування – інструмент вироблення стратегічних рішень для таких цілей.

Універсальна схема плану:

1. Зафіксувати час. Прописати чіткі дати або часовий діапазон.
2. Конкретизувати завдання. Предметно сформулювати, що, де, коли та в яких обсягах.
3. Вести підрахунок. Відзначати виконання чи невиконання кожного із запланованих пунктів. Підсумовувати проміжні результати.

План роботи служб та відділів складають з урахуванням внутрішніх положень, посадових інструкцій працівників конкретного підприємства. Шаблонний підхід неприпустимий – це утопія. Усі, хто ігнорують схему планування, рано чи пізно стикаються із проблемою деградації мети. Наслідок – матеріальні збитки, професійне вигоряння, стагнація.

Значення планування

Компанія Clio провела опитування серед респондентів-співробітників великих юридичних та інвестиційних компаній. 74% учасників означили, що відчувають гострий дефіцит часу. Понад 33% зізналися у регулярних простроченнях дедлайну. Грамотний план роботи може докорінно змінити ситуацію, бо:

• підвищує ступінь особистої відповідальності працівників;
• розмежовує обов’язки та покращує продуктивність;
• зміцнює дисципліну у колективі;
• оптимізує робочий процес;
• вводить time-калькуляцію;
• охоплює усі напрямки діяльності юридичної служби;
• допомагає контролювати та аналізувати результати.

План роботи відділів входить у загальну концепцію розвитку. За цим документом керівники оцінюють ККД конкретного співробітника та структурного підрозділу в цілому, аналізують, з чим впорається штатний співробітник, а з яких питань легше та дешевше звернутися до аутсорсингової компанії.

Agile планування

Класичний зміст середньострокового плану на 1 календарний рік – стратегічні, фонові та регулярно повторювані завдання. Вузькопрофільним фахівцям цього недостатньо, тому вони активно використовують agile (гнучке) планування. Такий інструмент time-менеджменту дозволяє:

• оперативно реагувати на термінові завдання;
• мати під рукою готовий алгоритм дій у разі форс-мажору;
• мінімізувати фінансові ризики;
• своєчасно коригувати загальний план;
• виявляти мобільність;
• економити час та зусилля.

Приклад. Одне із завдань компанії на рік – скоротити дебіторську заборгованість на 30%. Це глобальна мета, зокрема, для юристів. У рамках agile планування правові фахівці оцінюють зміст договорів, наявність ознак банкрутства у контрагента, доцільність стягнення боргу у суді найближчим часом.

Agile планування роботи можна порівняти з французькою приказкою: «Уявіть, кожен пункт плану – це жаба. З’їдаючи по одній жабі на день, ви уникнете болота».

Зміст плану

Умовно будь-який план структурних підрозділів компанії включає блоки та розділи з аналітикою та аналізом, фінансовою діяльністю, представництвом інтересів у судах та інших установах. Універсального шаблону немає.

Зміст залежить від напряму діяльності, господарського циклу компанії, її стратегії та обсягу повноважень. Наприклад, основні вектори планування для юристів:

• претензійно-позовна функція, досудове врегулювання спорів;
• моніторинг кредиторської та дебіторської заборгованості;
• контроль виконавчих проваджень;
• договірне право; система санкцій;
• корпоративне право та трудові правовідносини;
• списання матеріальних цінностей із балансу;
• захист права інтелектуальної власності, у тому числі права підприємства на товарний знак, винаходи та рацпропозиції;
• юридичні консультації;
• моніторинг, систематизація та аналіз законодавства;
• адаптація внутрішніх правових актів підприємства до норм чинного законодавства;
• захист ділової репутації, компенсація збитків;
• превенція порушень.

Негласне правило щодо пропорцій у плані будь-якого відділу: 20% загальні стратегічні завдання, 50% чіткі прогнозовані заходи та дії, 30% форс-мажори, додаткові функції, непередбачені обставини.

Ефективний і грамотний план роботи організації містить конкретні, реалістичні пункти з чіткими термінами виконання і зрозумілим очікуваним результатом. Це кредо будь-якого планування.

Вплив Agile-методологій на відділи маркетингу

Інфографіку надала компанія Wrike – Управління Завданнями Онлайн