Етикет онлайн нарад: як себе вести, щоб зустріч пройшла успішно
Пандемія і викликана нею ізоляція обмежили наше пересування, наклали обмеження на міжнародні рейси і групові збори. З огляду на поточну глобальну ситуацію, компанії впроваджують політику віддаленої роботи для співробітників. Під час соціального дистанціювання відеоконференції стали альтернативою очним нарадам. Правильний етикет для учасників онлайн нарад – це щось нове і змінюється щодня. Етикет віртуальних нарад існує для того, щоб згладити віртуальний досвід, щоб кожен отримав максимальну користь від наради.
У цій статті ми обговоримо, що таке етикет онлайн нарад, чому він важливий і поради по підтриманню хорошого етикету ділових зустрічей.
Етикет онлайн нарад сильно змінився, і якщо ніхто не побачить ваші коліна під час розмови, то це не означає, що етикет віртуальних зустрічей не існує. Правильний етикет зустрічей в 2021 році має мало спільного з тим, як ви одягнені і говорите. Йтиметься про те, як ви готуєтеся, як ставитеся до колег і як фокусуєтесь.
Автор статті: Юлія Заїка, PM ТОВ «АСА Інжиніринг»
Етикет для онлайн учасників, якого необхідно дотримуватися:
1. Перевірте свої налаштування
Весь сенс онлайн нарад полягає в тому, щоб мати можливість слухати і бачити один одного. Якщо є проблеми з будь-якою з цих опцій, це зводить нанівець всю мету проведення мітингу. У всіх інструментах для проведення онлайн-зустрічей, таких, як Zoom, Skype, Google Meet і ін. Ви можете перевірити мікрофон і відео, перш ніж приєднатися до зустрічі.
2. Увійдіть в систему заздалегідь і почніть з відео
Не чекайте до останньої хвилини, щоб увійти в систему. Ви почнете відволікатися і можете забути увійти в систему вчасно. Вхід на п’ять хвилин раніше часу – це хороший етикет для учасників онлайн наради. Виняток становлять випадки, коли ви приходите на зустріч в якості. У таких випадках потрібно приходити вчасно. Почніть легку розмову з іншими. Якщо ви збираєтеся запізнитися, відправте повідомлення організатору зустрічі, щоб він знав, чи варто вас чекати.
Почніть онлайн конференцію з відео. Відео – це потужний засіб підтримати людські зв’язки під час віртуальної зустрічі. Починати розмову з купи порожніх екранів досить холодно і знеособлено. “Я не причесався” – це нешаноблива причина не включати відео під час запланованої ділової зустрічі.
3. Вимкнути звук за замовчуванням
Будь-то збори великої групи або збори для 2-3 чоловік, обов’язково скористайтеся такою опцією як відключення звуку за замовчуванням при підключенні аудіо і відео. Це дасть вам час озирнутися і проаналізувати навколишнє оточення на предмет небажаних звуків і візуальних ефектів. Включайте звук тільки тоді, коли настає ваша черга говорити або коли це необхідно.
4. Чіткий фон
Завжди вибирайте місце з простим однотонним фоном, наприклад, зі стіною, а не з місцем, де за вами видно тонни речей, відкрита шафа-купе, гора посуду або твори мистецтва в стилі NSFW. Той, хто вас слухає, не повинен відволікатися на те, що знаходиться на задньому плані. Учасники повинні мати можливість зосередитися на вашому обличчі і на тому, що ви говорите.
5. Скажіть своєму мозку, що настав час зборів
Згадайте, як ви ходили на наради, коли працювали в офісі. Ви припиняли роботу, вставали і потягувалися. Ви брали блокнот і проходили повз стіл колег, щоб дізнатися, чи готові вони. Ви швидко випивали чашку кави і сідали в абсолютно іншій кімнаті, ніж та, де ви були до цього. Що відбувається, коли ви берете участь у віртуальній зустрічі з дому? Ви працюєте до 9:59 ранку, переходите за посиланням, і ось ви вже на зборах.
Як ви можете відтворити це, працюючи вдома або в коворкінг? За п’ять хвилин до початку наради встаньте, потягніться і сходіть за чим-небудь випити. Подумайте про те, щоб увійти в систему з іншої кімнати або хоча б з іншої частини кімнати. Або хоча б надіньте брюки, на всякий випадок. Зміна обстановки допоможе вам залишатися залученим в розмову, а не займатися, наприклад, електронною поштою.
6. Встановіть кордон
Візьміть за звичку проводити наради в кімнаті, де двері можна закрити, давши зрозуміти членам сім’ї, що вони повинні поводитися тихо і створювати мінімум шуму. Для початку, спробуйте пояснити всім в приміщенні, що ви йдете на зустріч і в радіусі 5 метрів всі повинні бути повністю одягнені. Дайте зрозуміти оточуючим, чи можна вас переривати, якщо не можуть знайти ножиці, щоб відрізати етикетку від морозива. Звичайно, дитині складно це відразу зрозуміти, але з часом ми станемо краще вносити корективи по даному питанню. А поки не варто злитися, всі ми люди, потрібно вибачитися і продовжити нараду.
7. Визначте порядок денний
Саме для таких ситуацій, як в пункті 6, потрібний порядок денний. Коли ви працюєте в домашньому просторі легко відволіктися. Тому перед початком зустрічі складіть чіткий порядок денний, розішліть її, щоб всі учасники були залучені в зустріч, незалежно від обставин. Спочатку наради переконайтеся, що всі ознайомилися з даним документом. Обов’язково стежте за дотриманням порядку денного і її регламентом, щоб нараду не затягнулося.
8. Уявіть всіх
Якщо на зустрічі присутні люди з інших відділів або команд, які не так часто працюють разом або з клієнтами, завжди починайте зустріч з короткого представлення один одного, щоб кожен міг зрозуміти, про що питати.
9. Вимкніть повідомлення
Працюючи вдома, дуже легко забути відключити повідомлення на мобільному телефоні, в той час, як ви навряд чи забудете це зробити коли входите в конференц-зал. Звук повідомлень не тільки буде відволікати доповідача, а також заважати вам зосередитися.
10. Дайте кожному роботу
Мабуть, один з найбільш важливих пунктів не тільки онлайн нарад, а також і офлайн. Ви коли-небудь замислювалися, чому на деяких нарадах ви не знали, що повинні робити?
Перш ніж призначити зустріч, надайте можливість кожному щось підготувати до обговорення. Це допоможе вам уникнути людей, які не повинні бути присутніми на зборах.
11. Підведіть підсумки наради перед її завершенням
Дуже важливо, щоб у міру наближення до кінця наради у кожного була чітка мета і подальший план над чим працювати. Ведучий наради повинен коротко підвести підсумок того, що обговорювалося в цей день і які наступні кроки будуть зроблені до наступної зустрічі.
12. Дозвольте людям йти
Не всі наради вимагають, щоб всі учасники залишалися на нараді до кінця. Припустимо, щоб учасники могли приєднатися до наради лише для того, щоб отримати свіжу інформацію або швидко обговорити питання. Дозвольте людям піти, якщо решта зборів не вимагає присутності деяких учасників, так як вони можуть продовжити роботу над іншими важливими завданнями.
13. Чиніть опір бажанню зайнятися іншою роботою
У якийсь момент у вас виникне бажання перевірити повідомлення, пошукати потрібну фразу або загубитися в пошуках ідеальної GIF-відповіді. Виконання роботи під час зустрічі означає, що ви не будете зосереджені на жодному з цих дій, і від цього постраждають обидва.
Якщо ви постійно відволікаєтеся, спробуйте зробити наступне:
- Тримайте руки в відеоканалі;
- Приймайте дзвінок на мобільному пристрої і вимкніть ноутбук;
- Завжди добровільно діліться своїм екраном з групою, коли це необхідно.
Онлайн наради і відеоконференції є ефективним засобом комунікації і безцінним методом об’єднання людей. Але без підготовки процесів, спрямованих на те, щоб зробити їх максимально ефективними, вони можуть пройти даремно, не домігшись нічого цінного. Коли всі розуміють етикет віртуальних зустрічей, бізнес може стати дуже продуктивним, економічно вигідним і успішним. Дотримуйтесь порад з етикету онлайн-нарад і ви зможете легко залишатися більш продуктивними і залученими під час зустрічей.
Автор статті: Юлія Заїка, PM ТОВ «АСА Інжиніринг»
P.S. Можливо, вам також буде цікаво побачити інфографіку на цю тему, яку надала Wrike – Система Управління Інформацією Проекту
