Дев’ять перевірених стратегій для підвищення продуктивності нарад

Для успішного управління компанією необхідно проводити наради із співробітниками. Найбільш ефективні наради безпосередньо забезпечують злагоджену роботу колективу і як наслідок процвітання та розвиток компанії.

Основна класифікація нарад

• інформаційні. Видача основної інформації, роздача завдань та доручень, контроль виконаних завдань.
• оперативні. Надання звітів керівництву, аналіз певного періоду, вирішення повсякденних питань.
• проблемні. Розгляд гострих питань та шляхів їх вирішення. Обговорення проблемних чи конфліктних ситуацій.

Подані види можуть бути присутніми в рамках однієї наради поетапно. Також окремий вигляд може претендувати на основну мету зборів.

Нарада має чітку структуру. Як правило, заздалегідь визначено тематику та поставлено кінцеву мету. Також планові наради зумовлені своєю періодичністю та конкретним часом.

Для закріплення результатів складається протокол наради, який далі узгоджується і наводиться до здійснення. Також існує контроль протоколу, що аналізує виконані завдання.

Найпоширеніші помилки

Найчастіше помилки, здійснені під час підготовки або у процесі наради ведуть до втрати дорогоцінного часу. Розглянемо основні:

• Під час підготовки – склад учасників не позначено; нарада не розпланована; не підготовлено основну тему; невідповідне місце; запізнення та некомпетентність учасників.
• Під час проведення – велика кількість витраченого часу; уникнення основної теми обговорення; відсутність доручень; незнання протоколу під час наради; втрата управління над учасниками.
• Під час здійснення завдань, поставлених на нараді – безконтрольний протокол; відсутність статистики; втрата записів та списку поставлених завдань; відсутність визначених на нараді дій.

Ефективність

Нараду можна оцінити як ефективну, якщо поставленої мети досягнуто, основні теми розглянуті та дотримано таймінгу, результат наради прийнято до уваги та відбулися дії були. Також нарада буде успішною, якщо витрачений час коштує досягнутих результатів із обговорених питань.

Службові наради – це невід’ємна частина результативного управління компанією. Саме тут вирішуються важливі для її розвитку питання. Телефонне та віртуальне спілкування не може замінити особисту зустріч. Керівництво повинне чинити правильний вплив на своїх співробітників, щоб забезпечити найбільш дієву роботу персоналу. Грамотно проведені зустрічі заощаджують час менеджерів, надають максимально чітко сформульовані завдання та дають стимулюючий поштовх до дії.

Для того, щоб нарада стала якимось інструментом для процвітання компанії, керівнику необхідно здійснювати такі завдання:

• проводити аналіз нарад, усуваючи недоліки та помилки;
• доводити наради до автоматизації;
• проводити постійне навчання та тренінг для персоналу;
• удосконалювати та покращувати процес проведення професійних зустрічей.

9 перевірених стратегій, щоб наради призводили до дій

Інфографіку надала Wrike – Стандарт Управління Проектами