Управління проектами у бізнесі

Будь-яке підприємство має цикл свого життя від зародження бізнес-ідеї до загасання діяльності. Цей цикл вважається природним розвитком подій. Від мистецтва управління бізнесом залежатиме траєкторія колії після виходу на етап стабільності.

Далі можливе зростання з повторенням всіх етапів або загибель бізнесу. У ринкових умовах діє правило: «Не можна стояти на місці, треба змінюватися». Якщо в організації справи йдуть стабільно добре, це привід для власника зітхнути спокійно. Для подальшого розвитку стають життєво важливими нові ідеї. Це нові тенденції, що можуть підтримати, освіжити вже реалізований бізнес. Може виникнути проект іншого напряму діяльності для диверсифікації справи. У сучасних реаліях починають з’являтися нові типи бізнесу — екосистеми. У їхніх витоків також стоїть проектна діяльність.

Відмінність проекту від поточної операційної діяльності організації в обмеженнях, закладених терміном його життя, матеріальними та людськими ресурсами, фінансуванням ідеї.

Що може стати результатом проекту у бізнесі:

• нова послуга на додаток до існуючого бізнесу;
• виведення ринку нового продукту;
• новий напрямок бізнесу, відмінний від існуючого.

Малий бізнес часто нехтує використанням проектної діяльності у своїй роботі. Впровадження управління проектами часто буває трудомістким процесом, ефективність якого важко оцінити на початковому етапі. Власники неохоче віддають повноваження у чужі руки. Інша крайність виникає, коли підприємець сприймає проектне управління як магічний засіб, здатний вирішити всі проблеми на шляху збільшення прибутку.

Чим допоможе бізнесу правильне управління проектами

Головна мета системи управління проектами — впровадити у життя стратегію розвитку у встановлений термін за певні гроші. При цьому встановлюється необхідний та достатній рівень якості. Така методика управління допоможе власнику вирішити бізнес-завдання у короткі терміни, не прогаяти час на необхідний стратегічний розвиток.

Як управління проектами досягає мети

Для успішної реалізації ідеї відповідно до стандарту PMBOK Guide необхідно пройти такі фази управління:

1. Ініціація.
2. Планування.
3. Виконання.
4. Контроль.
5. Завершення.

Кожна з фаз управління таким типом діяльності має свій зміст та свої методи виконання.

Фаза ініціації

Життя проекту починається із визнання його необхідності. Ініціація передбачає виділення проблеми, яку необхідно вирішити. Інший варіант – визначення можливості, яку потрібно використати.

Далі прогнозується очікуваний результат. Найпоширеніший критерій – фінансові показники прибутковості проекту. При оцінці таких результатів необхідно відсікти фактори, на які менеджер проекту не може безпосередньо впливати. З аналізу необхідно прибрати витрати амортизації, бухгалтерські витрати, податкове навантаження, інші адміністративні витрати.

Метод оцінки фінансового результату може бути заснований на використанні валових показників прибутковості, що беруть до уваги лише прямі витрати за проектом. Якщо результат потрібно оцінювати не тільки в грошах, необхідно використовувати методологію Balanсed scorecard. У будь-якому разі оцінка результату діяльності можлива тільки за наявності вимірного показника такої успішності.

Етап оцінки досяжності очікуваного результату часто взагалі пропускається. Не можна діяти за принципом «головне — вплутатися, а там будь що буде». У такому разі організація може зазнати збитків через те, що не розрахувала ресурси. Кинувши всі сили на розробку невдалого проекту, є шанс прогаяти більш успішні варіанти. Через низьку якість виконаного проекту бізнес може втратити ділову репутацію.

Рішення про старт реалізації бізнес-ідеї бажано оформити офіційними документами. Це дозволить обґрунтувати планування та підготовчі етапи.

Етап вибору пріоритету порівнює важливість першочергової реалізації ідеї стосовно інших поточних чи потенційних напрямків.

Призначення менеджера дає йому необхідні повноваження, але також наділяє його відповідальністю за успішне управління.

Чіткий час старту дисциплінує та мобілізує всіх ділянок реалізації.

Після узгодження сторонами всіх етапів ініціації складається Статут проекту.

Фаза планування

Назва фази відбиває повністю її суть. Метою планування є модель найкращої реалізації ідеї бізнесу. Головний підсумок цієї фази відображається у документі під назвою «Зведений план здійснення проекту».

Об’єкти планування у проекті

Планування – процес безперервний. Під час реалізації план піддається уточненню та деталізації.

На підставі переліку робіт, їх взаємозв’язку та тривалості кожного етапу складається календарний план.

На етапі розподілу ресурсів та команди складається кошторис, бюджет проекту. Також закладається необхідний склад фахівців, які будуть потрібні для здійснення плану.

На етапі планування якості визначаються стандарти та засоби їх досягнення.

Ризик-менеджмент необхідний для плану дій команди в умовах обмежень; навколишнього середовища, що змінилося; при виникненні тих чи інших проблем. Бажано скласти реєстр ризиків. Він складається на підставі матриці ймовірності та впливу. Склавши такий реєстр, менеджер зможе передбачити першочергові варіанти мінімізації ризиків.

Якщо не всі заплановані параметри проекту будуть досягнуті, необхідно оцінювати ймовірну величину чистого дисконтованого доходу. Для вирішення цього завдання підійде метод сценарного аналізу.

Фази виконання та контролю

У цих фаз найбільшу актуальність для менеджера представляє швидке отримання достовірної інформації про хід виконання плану. На допомогу приходять інформаційні технології як комп’ютерні системи управління. Вибір системи управління може вплинути на ефективність команди. Такі системи діляться на спеціалізовані таск-менеджери (Basecamp, Redmine, JIRA, Worksection) та таск-трекери у складі CRM, наприклад, Бітрікс24, Amo CRM, Мегаплан.

Фаза завершення проекту

У цій фазі є нюанси у різних галузях проектної діяльності. При виведенні нового товару на ринок фаза завершення не може бути на етапі виходу товару «в ринок». Його успіх слід відслідковувати за обсягом попиту, контролювати показники ефективності. Це дозволить вчасно вжити заходів відповідно до стратегії ризик-менеджменту. Інакше проект зазнає фіаско, а час на виправлення помилок буде втрачено.

Як упоратися з кризовою ситуацією, керуючи проектом? – Інфографіка

Інфографіку надала Wrike – Система Управління Проектом