Управление проектами в бизнесе

Любое предприятие имеет цикл своей жизни от зарождения бизнес-идеи до затухания деятельности. Этот цикл считается естественным развитием событий. От искусства управления бизнесом будет зависеть траектория пути после выхода на этап стабильности.

Дальше возможен рост с повторением всех этапов либо смерть бизнеса. В рыночных условиях действует правило: «Нельзя стоять на месте, нужно меняться». Если в организации дела идут стабильно хорошо, это не повод для собственника вздохнуть спокойно. Для дальнейшего развития становятся жизненно необходимыми новые идеи. Это новые тенденции, которые могут поддержать, освежить уже реализованный бизнес. Может возникнуть проект другого направления деятельности для диверсификации существующего дела. В нынешних реалиях начинают появляться новые типы бизнеса — экосистемы. У их истоков также стоит проектная деятельность.

Отличие проекта от текущей операционной деятельности организации в ограничениях, заложенных сроком его жизни, материальными и человеческими ресурсами, финансированием идеи.

Что может стать результатом проекта в бизнесе:

• новая услуга в дополнение к существующему бизнесу;
• вывод на рынок нового продукта;
• новое направление бизнеса, отличное от существующего.

Малый бизнес часто пренебрегает использованием проектной деятельности в своей работе. Внедрение управления проектами часто бывает трудоемким процессом, эффективность которого трудно оценить на начальном этапе. Собственники неохотно отдают полномочия в чужие руки. Другая крайность возникает, когда бизнесмен воспринимает проектное управление как волшебное средство, способное разрешить все трудности на пути увеличения прибыли.

Чем поможет бизнесу правильное управление проектами

Главная цель системы управления проектами — внедрить в жизнь стратегию развития в установленные сроки за определенные деньги. При этом устанавливается необходимый и достаточный уровень качества. Такая методика управление поможет собственнику решить бизнес-задачи в более короткие сроки, не упустить время на необходимое стратегическое развитие.

Как управление проектами достигает цели

Для успешной реализации идеи согласно стандарту PMBOK Guide нужно пройти следующие фазы управления:

1. Инициация.
2. Планирование.
3. Выполнение.
4. Контроль.
5. Завершение.

Каждая из фаз управления таким типом деятельности имеет свое содержание и свои методы выполнения.

Фаза инициации

Жизнь проекта начинается с признания его необходимости. Инициация предполагает выделение проблемы, которую нужно решить. Другой вариант — определение возможности, которую нужно использовать.

Дальше прогнозируется ожидаемый результат. Самый распространенный критерий — финансовые показатели прибыльности проекта. При оценке таких результатов необходимо отсечь факторы, на которые менеджер проекта не может влиять напрямую. Из анализа нужно убрать издержки амортизации, бухгалтерские затраты, налоговую нагрузку, другие административные затраты.

Метод оценки финансового результата может быть основан на использовании валовых показателей прибыльности, принимающих во внимание только прямые затраты по проекту. Если результат нужно оценивать не только в денежном выражении, необходимо использовать методологию Balanсed scorecard. В любом случае, оценка результата деятельности возможна только при наличии измеримого показателя такой успешности.

Этап оценки достижимости ожидаемого результата зачастую вообще пропускается. Нельзя действовать по принципу «главное — ввязаться, а там будь что будет». В таком случае организация может понести убытки из-за того, что не рассчитала ресурсы. Бросив все силы на разработку неудачного проекта, есть шанс упустить более успешные варианты. Из-за низкого качества выполненного проекта бизнес может потерять деловую репутацию.

Решение о старте реализации бизнес-идеи желательно оформить официальными документами. Это позволит обосновать планирование и подготовительные этапы.

Этап выбора приоритета сравнивает важность первоочередной реализации идеи по отношению к другим текущим или потенциальным направлениям.

Назначение менеджера дает ему необходимые полномочия, но также наделяет его и ответственностью за успешное управление.

Четкое время старта дисциплинирует и мобилизует всех участков реализации.

После согласования сторонами всех этапов инициации составляется «Устав проекта».

Фаза планирования

Название фазы отражает полностью всю ее суть. Целью планирования является модель наилучшей реализации идеи бизнеса. Главный итог этой фазы отражается в документе под названием «Сводный план осуществления проекта».

Объекты планирования в проекте

Планирование — процесс непрерывный. Во время реализации план подвергается уточнению и детализации.

На основании перечня работ, их взаимосвязи и продолжительности каждого этапа составляется календарный план.

На этапе распределения ресурсов и команды составляется смета, бюджет проекта. Также закладывается необходимый состав специалистов, которые потребуются для осуществления плана.

На этапе планирования качества определяются стандарты и средства их достижения.

Риск-менеджмент необходим для плана действий команды в условиях возникших ограничений, изменившейся окружающей среды, при возникновении тех или иных проблем. Желательно составить реестр рисков. Он составляется на основании матрицы вероятности и воздействия. Составив такой реестр, менеджер сможет предусмотреть первоочередные варианты минимизации рисков.

На случай, если не все запланированные параметры проекта будут достигнуты, необходимо оценивать вероятную величину чистого дисконтированного дохода. Для решения этой задачи подойдет метод сценарного анализа.

Фазы выполнения и контроля

В процессе этих фаз наибольшую актуальность для менеджера представляет быстрое получение достоверной информации о ходе выполнения плана. На помощь приходят информационные технологии в виде компьютерных систем управления. Выбор системы управления может сильно повлиять на эффективность команды. Такие системы делятся на специализированные таск-менеджеры (Basecamp, Redmine, JIRA, Worksection) и таск-трекеры в составе CRM, например, Битрикс24, Amo CRM, Мегаплан.

Фаза завершения проекта

В этой фазе есть нюансы в различных областях проектной деятельности. При выводе нового продукта на рынок фаза завершения не может быть на этапе выхода товара «в рынок». Его успех необходимо отслеживать по объему спроса, контролировать показатели эффективности. Это позволит вовремя принять меры в соответствии со стратегией риск-менеджмента. Иначе проект потерпит фиаско, а время на исправление ошибок будет упущено.

Как справиться с кризисной ситуацией, управляя проектом? – Инфографика

Инфографику предоставила Wrike – Система Управления Проектом