Инструмент для оптимизации процессов в компании МАВР – Worksection

Отправим материал вам на EMail:


    Время чтения: 3 мин.

    В жизни каждой компании наступает переломный момент, после которого она меняется и становится лучше. Если не становится, значит, определенно теряет. Потери во времени, в человеческих ресурсах, в невозможности обработать больше информации, освободить время для обучения и развития сотрудников.

    Такой момент настал несколько лет назад, когда мы внедряли онлайн систему управления проектами Worksection.

    Это инструмент для

    • постановки задач;
    • хранения данных;
    • систематизации процессов;
    • контроля выполнения сроков;
    • общения;
    • тайм-трекинга;
    • построения Диаграммы Ганта.

    Функционал не ограничивается только данным списком, но будьте готовы, что даже этот очевидный ряд преимуществ может быть встречен сперва сопротивлением со стороны сотрудников. Чтобы понять, что это действительно нужно и полезно, необходимо обучить людей, придется потратить время, но инвестиции окупятся, проверено на собственном опыте и сейчас мы в МАВРе просто не представляем как работать по-другому.

    Для внедрения проведите общую встречу со всеми сотрудниками, презентуйте идею и назначение системы управления проектами. Поинтересуйтесь, возможно, кто-то уже работал в других, например, Битрикс24, Zoho, Jira – данные сотрудники станут вашими посредниками в коллективе, потому что они уже успели оценить преимущества инструмента по организации задач и рабочих процессов в компании.

    Ряд преимуществ с точки зрения внедрения WS  в МАВРе и организации работы в диджитал маркетинге:

    • Заведение проекта PM-м со всей имеющейся информацией от менеджера продаж, добавление участников проектной команды.
    • Постановка задач на руководителя отдела и дальнейшее распределение между участниками проекта с точки зрения загрузки и имеющихся у них знаний.
    • Контроль сроков – всегда можно поставить 2 мысленных дедлайна на тот случай, если первый будет просрочен по тем или иным причинам.
    • Добавление в WS клиента как непосредственного участника проекта – это может быть маркетолог на стороне клиента, собственник бизнеса, программист, менеджер продаж и т.д. Сокращается количество цепочек писем, чтобы поставить в известность всех заинтересованных участников и получить необходимые ответы вовремя. Клиент всегда в курсе проводимых работ, понимает последовательность действий в долгосрочной перспективе, может вмешаться в процесс, если изменились приоритеты в продвижении.
    • Создание автоматических регулярных задач, если задача повторяется из месяца в месяц или каждую неделю, день. Удобно для регулярных отчетов.
    • Хранение истории проекта позволяет легко вернуться к проведенным работам месяц или два назад, например, если была остановка в продвижении на период не сезона.
    • Удобное распределение ролей для участников проекта в WS позволяет контролировать действия проводимые над задачами и скрывать конфиденциальную информацию, если необходимо.
    • В WS встроена возможность построения Диаграммы Ганта: Календарь-Задачи-Диаграмма Ганта. Это наглядный инструмент для отображения зависимостей между задачами, исполнителями, сроками выполнения – вы можете увидеть, к примеру, что если задача “отрисовка рекламных тизеров” не выполнена, то задача “Запуск таргетированной рекламы” не начнется и своевременно направить силы для устранения препятствий с вопросом тизеров.
    • С помощью тайм-трекинга вы сможете понять на какие проекты/ задачи уходит больше всего времени и понять, что нужно улучшить чтобы в будущем это занимало меньшее количество времени. К примеру, снять данную задачу с одного сотрудника и делегировать другому, у которого она же получается быстрее в условиях когда сроки ограничены. Или настроить бизнес-процесс соответствующим образом.
    • В WS можно работать по методологии Канбан, где как на доске со стикерами, задачи переносятся по столбцам – общий список задач, в процессе, на проверке, готово, внедрено – список вы можете подстроить под себя. Единственное, что нужно от вас и команды – это своевременно менять статусы по задачам, тогда она будет интерактивной и наглядной.

    Безусловно, онлайн система управления проектами Worksection – важный инструмент в руках каждого управленца и применим не только в маркетинге.

    Автор: Анна Дудченко, Senior PM маркетингового агентства МАВР

    5/5 - (5 голосов)
    Нет комментариев »