Девять проверенных стратегий для повышения продуктивности совещаний

Для успешного управления компанией необходимо проводить совещания с сотрудниками. Наиболее эффективные совещания напрямую обеспечивают слаженную работу коллектива и как итог процветание и развитие компании.

Основная классификация совещаний

• Информационные. Выдача основной информации, раздача заданий и поручений, контроль выполненных задач.
• Оперативные. Предоставление отчетов руководству, анализ определенного периода, решение повседневных вопросов.
• Проблемные. Рассмотрение острых вопросов и путей их решения. Обсуждение проблемных или конфликтных ситуаций.

Представленные виды могут присутствовать в рамках одного совещания поэтапно. Также отдельно взятый вид может претендовать на основную цель собрания.

Совещание имеет четкую структуру. Как правило, заранее определена тематика и поставлена конечная цель. Также плановые совещания обусловлены своей периодичностью и конкретным временем.

Для закрепления результатов, составляется протокол совещания, который далее согласовывается и приводится к осуществлению. Также существует контроль протокола, который анализирует исполненные задачи.

Часто встречаемые ошибки

Зачастую ошибки, совершенные при подготовке или в самом процессе совещания ведут к потере драгоценного времени. Рассмотрим основные:

• При подготовке – состав участников не обозначен; совещание не распланировано; не подготовлена основная тема; неподходящее место; опоздание и некомпетентность участников.
• При проведении – большое количество затраченного времени; уход от основной темы обсуждения; отсутствие поручений; неведение протокола во время совещания; потеря управления над участниками.
• При осуществлении задач, поставленных на совещании – бесконтрольный протокол; неимение статистики; потеря записей и списка поставленных задач; отсутствие определенных на совещании действий.

Эффективность

Совещание можно оценить как эффективное, если поставленные цели достигнуты, основные темы рассмотрены и соблюден тайминг, результат совещания принят во внимание и действия последовали. Также совещание будет успешным, если потраченное время стоит достигнутых результатов по обсужденным вопросам.

Служебные совещания – это неотъемлемая часть в результативном управлении компанией. Именно здесь решаются важные для ее развития вопросы. Телефонное и виртуальное общение не может заменить личной встречи. Руководство должно оказывать правильное влияние на своих сотрудников, чтобы обеспечить наиболее действенную работу персонала. Грамотно проведенные встречи экономят время менеджеров, предоставляют максимально четко сформулированные задачи и дают стимулирующий толчок к действию.

Для того чтобы совещание стало неким инструментом для процветания компании, руководителю необходимо осуществлять следующие задачи:

• проводить анализ совещаний, устраняя недочеты и ошибки;
• доводить совещания до автоматизации;
• проводить постоянное обучение и тренинг для персонала;
• совершенствовать и улучшать процесс проведения профессиональных встреч.

9 проверенных стратегий, чтобы совещания приводили к действиям

Инфографику предоставила Wrike – Стандарт Управления Проектами