Десять практичних рекомендацій з управління проектами

Кожен проект, який колись створювався, унікальний за своєю природою. Кожен має свою специфічну мету. Але, незважаючи на особливість проекту та шляхетність його мети, він повинен створюватися з дотриманням певних принципів. Вони є спільними та їх знання часто є запорукою успішності бізнесу.

У цій статті будуть розглянуті основні принципи, які потрібно знати, щоб зробити свій проект успішним.

Від старту багато залежить

Невдалий старт – це часта причина поразки. Наслідки такого старту буває дуже складно відшкодувати у майбутньому. А все тому, що на початку не дотримується ряд важливих принципів:

1. Порядок ведення проекту.
2. Рамки, у яких проект здійснюватиметься.

Чітке дотримання цих принципів дозволить стартувати успішно!

Вміння працювати із замовниками

Важливо на самому початку визначити людей, які найбільше зацікавлені в успішності проекту. Необхідно враховувати інтереси всіх, хто бере участь у реалізації поставленої мети. Особливо тих, хто фінансує проект.

Менеджер проекту повинен спочатку визначити по відношенню до кожного учасника:

• цілі;
• мотиви;
• напрямки діяльності.

Найефективніший спосіб досягти зацікавленості всіх членів команди – це використання таких організаційних форм, як наглядова рада або комітет, який стежитиме за тим, як проект розвивається.

Хоч би який продукт виробляв проект, його клієнтами завжди будуть люди. Тому важливо знати та підтримувати цілі, потреби та позиції цих людей.

Де проект застосовуватиметься

Сфера застосування – це також дуже важливо! Тому потрібно укласти угоду із замовником ще на старті щодо визначення галузі робіт та зобов’язань. Краще, якщо угода буде максимально детальною. Це дозволить надалі використовувати його як основу, якщо буде внесено будь-які незаплановані зміни.

Уміння складати план та керувати ризиками

На старті краще складати плани на короткий час. А ось циклам плану слід приділити більше уваги:

• план;
• виконання;
• результат.

Це найоптимальніший спосіб управління можливими ризиками. Щоб досягти успіху у реалізації проекту, потрібно скласти мікроплан на кожен етап його розвитку. У цьому кожен такий мікроплан повинен враховувати основні показники виконання.

Звичайно, необхідно враховувати пропозиції та можливі недогляди, але ніхто не може з точністю визначити, яким буде кінцевий результат. Тому вміння визначати можливі ризики та аналізувати їх – це важлива здатність у складанні стратегічного плану.

Ризики слід контролювати кожному етапі. Це дозволить оперативно запровадити методи їх стримування. При цьому варто розуміти, що будь-які зміни до вимог проекту або сфери його застосування – це теж ризик, який необхідно оцінити і обов’язково включити до плану дій.

Правильний підбір команди

Кожна людина має ті чи інші якості особистості. Якщо вони будуть враховані при підборі команди, це в рази збільшить шанси на досягнення успіху. Чим оптимальнішою буде конфігурація підібраної команди, тим більшими будуть потенційні можливості.

При цьому важливо вміти обирати в команду людей, які можуть легко вписатися в колектив. Важливо пам’ятати, що такий член команди, здатний до навчання, коштує кількох всезнайок. З цього легко зробити висновок, що при виборі людей до команди слід враховувати:

• професійні якості;
• вміння швидко адаптуватись;
• здатність працювати у команді.

Якщо команда буде зібрана з таких осіб, то це вірний шлях до успіху! А якщо при цьому підтримуватиметься ще й командний дух, це в рази збільшить шанси на досягнення поставленої мети. Найпростіший спосіб мотивувати людей на роботу – це вдячність.

Упевнене та щире спілкування

Стандарти та принципи спілкування в команді, а також підготовка звітності про поточний стан проекту також є важливими для перемоги. Щирість у спілкуванні з членами команди та ведення роботи так, щоб непередбачуваних ситуацій не виникало, дозволить уникнути конфліктних ситуацій. Хоча якщо такі таки виникнуть, то менеджер проекту повинен вміти вирішувати їх.

Підготовка документації

Перед тим як взятися за реалізацію проекту, необхідно скласти документацію. Особливо, якщо проект реалізується на замовлення. Документи можуть бути як у письмовому вигляді, так і в електронному, але вони мають бути. Усі результати проекту теж мають документуватися та зберігатися.

У документації зазвичай прописують всі важливі пункти, включаючи навіть спірні питання. Але, крім таких даних, слід зберігати все листування із замовником та вести протоколи нарад. Вся ця інформація повинна зберігатися в обов’язковому порядку, тому що в ній може виникнути потреба будь-якої миті.

10 практичних рекомендацій щодо управління проектами — Інфографіка

Інфографіку надала Wrike – Управління Проектами На Підприємстві