Десять практических рекомендаций по управлению проектами

Каждый проект, который когда-либо создавался, уникален по своей природе. У каждого своя специфическая цель. Но, не смотря на особенность проекта и благородство его цели, он должен создаваться с соблюдением определенных принципов. Они являются общими и их знание часто является залогом успешности бизнеса.

В этой статье будут рассмотрены основные принципы, которые нужно знать, чтобы сделать свой проект успешным.

От старта многое зависит

Неудачный старт – это частая причина поражения. Последствия такого старта бывает крайне сложно возместить в будущем. А все потому, что в самом начале не соблюдается ряд важных принципов:

1. Порядок ведения проекта.
2. Рамки, в которых проект будет осуществляться.

Четкое следование этим принципам позволит стартовать успешно!

Умение работать с заказчиками

Важно в самом начале определить людей, которые больше всех прочих заинтересованы в успешности проекта. Необходимо учитывать интересы всех, кто принимает участие в реализации поставленной цели. Особенно тех, кто финансирует проект.

Менеджер проекта должен изначально определить по отношению к каждому участнику:

• цели;
• мотивы;
• направления деятельности.

Самый же эффективный способ добиться заинтересованности всех членов команды – это использование таких организационных форм, как наблюдательный совет или комитет, который будет следить за тем, как проект развивается.

Какой бы продукт не производил проект, его клиентами всегда будут люди. Поэтому важно знать и поддерживать цели, потребности и позиции этих людей.

Где проект будет применяться

Сфера применения – это тоже очень важно! Поэтому нужно заключить соглашение с заказчиком еще на старте относительно определения области работ и обязательств. Лучше, если соглашение будет максимально детальным. Это позволит в дальнейшем использовать его в качестве основы, если будут внесены какие-либо незапланированные изменения.

Умение составлять план и управлять рисками

На старте лучше составлять планы на короткий период времени. А вот циклам плана следует уделить больше внимания:

• план;
• выполнение;
• результат.

Это самый оптимальный способ управления возможными рисками. Чтобы добиться успеха в реализации проекта, нужно составить микроплан на каждый этап его развития. При этом каждый такой микроплан должен учитывать основные показатели выполнения.

Конечно, необходимо учитывать предложения и возможные упущения, но никто не может с точностью определить, каким будет конечный результат. Поэтому умение определять возможные риски и анализировать их – это важная способность при составлении стратегического плана.

Риски нужно контролировать на каждом этапе. Это позволит оперативно внедрить методы по их сдерживанию. При этом стоит понимать, что любые изменения к требованиям проекта или области его применения – это тоже риск, который необходимо оценить и обязательно включить в план действий.

Правильный подбор команды

Каждый человек обладает теми или иными личностными качествами. Если они будут учтены при подборе команды, то это в разы увеличит шансы на достижение успеха. Чем более оптимальной будет конфигурация подобранной команды, тем больше будут потенциальные возможности.

При этом важно уметь выбирать в команду людей, которые могут легко «вписаться» в коллектив. Важно помнить, что один такой член команды, способный к обучению, стоит нескольких всезнаек. Из этого легко сделать вывод, что при выборе людей в команду, следует учитывать:

• профессиональные качества;
• умение быстро адаптироваться;
• способность работать в команде.

Если команда будет собрана из таких личностей, то это верный путь к успеху! А если при этом будет поддерживаться еще и командный дух, то это в разы увеличит шансы на достижение поставленной цели. Самый простой способ мотивировать людей к работе – это признательность.

Уверенное и искреннее общение

Стандарты и принципы общения в команде, а также подготовка отчетности о текущем состоянии проекта тоже важны для победы. Искренность в общении с членами команды и ведение работы так, чтобы непредвиденных ситуаций не возникало, позволит избежать конфликтных ситуаций. Хотя если таковые все-таки возникнут, то менеджер проекта должен уметь разрешать их.

Подготовка документации

Перед тем, как взяться за реализацию проекта, необходимо составить документацию. Особенно, если проект реализуется под заказ. Документы могут быть как в письменном виде, так и в электронном, но они должны быть. Все результаты проекта тоже должны документироваться и сохраняться.

В документации, как правило, прописывают все важные пункты, включая даже спорные вопросы. Но, помимо таких данных, следует сохранять всю переписку с заказчиком и вести протоколы совещаний. Вся эта информация должна сохраняться в обязательном порядке, так как в ней может возникнуть необходимость в любой момент.

10 практических рекомендаций по управлению проектами — Инфографика

Инфографику предоставила Wrike — Управление Проектами На Предприятии