Інструмент для оптимізації процесів в компанії МАВР – Worksection

| Переглядів:
Відправимо матеріал вам на EMail:


Время чтения: 3 мин.

У житті кожної компанії настає переломний момент, після якого вона змінюється і стає краще. Якщо не стає, отже, безумовно втрачає. Втрати в часі, в людських ресурсах, в неможливості обробити більше інформації, звільнити час для навчання і розвитку співробітників.

Такий момент настав кілька років тому, коли ми впроваджували онлайн систему управління проектами Worksection.

Це інструмент для

  • постановки завдань;
  • зберігання даних;
  • систематизації процесів;
  • контролю виконання термінів;
  • спілкування;
  • тайм-трекінгу;
  • побудови діаграми Ганта.

Функціонал не обмежується тільки даними списком, але будьте готові, що навіть цей очевидний ряд переваг може бути зустрінутий спершу опором з боку співробітників. Щоб зрозуміти, що це дійсно потрібно і корисно, необхідно навчити людей, доведеться витратити час, але інвестиції окупляться, перевірено на власному досвіді і зараз ми в МАВР просто не уявляємо як працювати по-іншому.

Для впровадження проведіть спільну зустріч з усіма співробітниками, презентуйте ідею і призначення системи управління проектами. Поцікавтеся, можливо, хтось вже працював в інших, наприклад, Бітрікс24, Zoho, Jira – дані співробітники стануть вашими посередниками в колективі, тому що вони вже встигли оцінити переваги інструменту по організації завдань і робочих процесів в компанії.

Ряд переваг з точки зору впровадження WS в МАВР і організації роботи в Діджитал маркетингу:

  • Заклад проекту PM-м з усією наявною інформацією від менеджера продажів, додавання учасників проектної команди.
  • Постановка завдань на керівника відділу і подальший розподіл між учасниками проекту з точки зору завантаження і наявних у них знань.
  • Контроль термінів – завжди можна поставити 2 уявних дедлайна на той випадок, якщо перший буде прострочений з тих чи інших причин.
  • Додавання в WS клієнта як безпосереднього учасника проекту – це може бути маркетолог на стороні клієнта, власник бізнесу, програміст, менеджер продажів і т.д. Скорочується кількість бесід, щоб довести до відома всіх зацікавлених учасників і отримати необхідні відповіді вчасно. Клієнт завжди в курсі проведених робіт, розуміє послідовність дій в довгостроковій перспективі, може втрутитися в процес, якщо змінилися пріоритети в просуванні.
  • Створення автоматичних регулярних завдань, якщо завдання повторюється з місяця в місяць або щотижня, щоденно. Зручно для регулярних звітів.
  • Зберігання історії проекту дозволяє легко повернутися до проведених робіт місяць або два назад, наприклад, якщо була зупинка в просуванні на період “не сезону”.
  • Зручний розподіл ролей для учасників проекту в WS дозволяє контролювати дії, які проводяться над завданнями і приховувати конфіденційну інформацію, якщо необхідно.
  • У WS вбудована можливість побудови діаграми Ганта: Календар-Завдання-Діаграма Ганта. Це наочний інструмент для відображення залежностей між завданнями, виконавцями, термінами виконання – ви можете побачити, наприклад, що якщо завдання “відмалювання рекламних тізерів” не виконано, то завдання “Запуск таргетованої реклами” не почнеться і своєчасно направити сили для усунення перешкод з питанням тізерів.
  • За допомогою тайм-трекінгу ви зможете зрозуміти на які проекти / завдання йде найбільше часу і зрозуміти, що потрібно поліпшити щоб в майбутньому це займало меншу кількість часу. Наприклад, зняти це завдання з одного співробітника і делегувати іншому, у якого воно ж виходить швидше в умовах коли терміни обмежені. Або налаштувати бізнес-процес відповідним чином.
  • У WS можна працювати за методологією Канбан, де як на дошці з стікерами, завдання переносяться по стовпцях – загальний список завдань, в процесі, на перевірці, готове, впроваджено – список ви можете підлаштувати під себе. Єдине, що потрібно від вас і команди – це своєчасно міняти статуси за завданнями, тоді вона буде інтерактивною і наочної.

Безумовно, онлайн система управління проектами Worksection – важливий інструмент в руках кожного управлінця та застосовується не тільки в маркетингу.

Автор: Ганна Дудченко, Senior PM маркетингового агентства МАВР