Як контролювати реалізацію проекту: ефективні методи та інструменти

Керування проектом — це процес збору та аналізу даних з метою підтримки витрат і дотримання графіку. Контроль за виконанням завдань об’єднує ініціювання, планування, моніторинг, передачу інформації та закриття бюджету і розпорядку. Для досягнення результатів необхідно, щоб етапи виконання проекту вимірювалися засобами контролю. Інструменти допомагають спрогнозувати досягти покращення ефективності проекту, впевнитися у правильності вибраних методів роботи.

Основні етапи реалізації проекту

Виконання поставлених завдань у повному обсязі передбачає:

1. Планування проекту. Етап є важливою частиною управління, яка реалізується через створення послідовності дій. План окреслює кроки, необхідні для досягнення цілей, визначення обсягу, встановлення часових обмежень, призначення завдань і ресурсів, а також розрахунок бюджету.
2. Виконання. Реалізація — це основний етап роботи над проектом (після ініціації та планування), на якому команда розробників утілює заплановане. Виконання передбачає врахування мети, об’єму, побажання замовника тощо.
3. Моніторинг та контроль. Це етап управління проектом, присвячений вимірюванню ефективності та забезпеченню дотримання позицій, визначених планом. Менеджери проектів відстежують перебіг і ефективність виконання завдань, переглядають статус, виявляють потенційні проблеми, вживають коригувальні дії за необхідності, щоб тримати проект за графіком і в рамках бюджету.

Завдяки переліченим етапам вдається успішно реалізувати завдання.

Ефективні методи контролю

Дієві заходи з моніторингу інформують учасників проекту про затримки, перевитрати коштів, ризики, технічні проблеми. Система керування дає змогу аналізувати тенденції та прогнозувати проблеми для попереднього усунення. Ефективним методом контролю є використання KPI. Ключові показники — інструмент для для вимірювання загальної довготермінової ефективності компанії. KPI допомагає визначити стратегічні, фінансові та операційні досягнення порівняно з результатами інших підприємств у тому ж секторі.

Впровадження системи звітності — ефективний метод контролю. Він містить детальний план, у якому вказано, що потрібно зробити, хто відповідатиме за кожне завдання.

Інструменти контролю реалізації проекту

Проектні менеджери та програми пов’язані між собою. Керівник проекту відповідає за успіх окремого завдання, а менеджер програм контролює стратегію всіх взаємопов’язаних проектів. Системи управління завданнями використовуються окремою особою, командою чи організацією для ефективного виконання проектів шляхом організації та визначення пріоритетів пов’язаних завдань. Інструменти мають багато форм, як-от базові електронні таблиці чи онлайн-додатки для керування проектами.

Навчання з отриманих даних

Використання аналізу для покращення майбутніх проектів передбачає процес оцінки поточного стану та виявлення потенційних проблем у перебігу виконання. Керівники проектів, які практикують зазначений інструмент, мають більше шансів досягти успіху. Розробка стратегій подальшого вдосконалення передбачає оцінку поточної ситуації, визначення сфери, які потребують покращення, пріоритезацію, визначення стратегій для досягнення цілей, розробку плану реалізації, вимірювання результатів.

Висновки

Реалізація проекту передбачає контроль. Завдяки моніторингу підвищується успішність виконання, усуваються труднощі та проблеми. Контроль відбувається з використанням ефективних методів та інструментів.