Правила для успешной организации участия в выставке

| Просмотров:
Отправим материал вам на EMail:


Время чтения: 7 мин.

Что значит: «эффективно подготовиться в выставке»?

«Есть много различных способов для компании заявить о себе» — говорят пиарщики. Для этого подходят массовые мероприятия, к примеру, участие в профессиональной выставке. Термин «бизнес выставка» и понятие, которое в него вкладывают, считается одним из важнейших инструментов эффективного ведения бизнеса. Поэтому специалисты утверждают: качественная подготовка к выставке оказывает непосредственное влияние на продвижение товара/ услуги и получение роста прибыли в ближайшей перспективе.

Участие в выставке может преследовать несколько целей

  • Заявить о себе на рынке. Если компания новая, то для нее выставка, это шанс рассказать о себе перед широкой аудиторией. На выставках обязательно присутствуют СМИ, также организаторы выставки заранее заботятся о печати материалов, журналов, в которых указываются компании-участники. И конечно же, по итогам выставки приглашенные информационные спонсоры напишут материал по этой теме, и, возможно, упомянут вашу компанию. В конце концов, тщательно продуманная организация участия в выставке, общение и обмен опытом с конкурентами может стать отличной информационной базой для новичков и важным шагом на пути к совершенствованию и преуспеванию в будущем!
  • Имиджевая. Некоторые крупные компании уже фактически не имеют права отказаться от участия в определенных выставках, так как аудитория ждет их присутствия там. Не анонсировать свое участие в профессиональной выставке будет равносильно признанию того факта, что в компании не все гладко. Часто такое положение дел относится к крупным банкам. Вторая имиджевая причина – продемонстрировать, что хорошего было в текущем году, чего компания сумела достичь за прошедший период. Кроме того, узкоспециализированные выставки включают в себя деловую часть, где за отдельную плату может выступить представитель компании. Поэтому, поддержание определенного уровня престижа «компании с историей» считается также неотъемлемой частью для ее успешного развития в дальнейшем!
  • Получить новых партнеров, заказчиков, клиентов. Некоторые выставки позволяют прямо на месте заключить выгодные контракты, развить партнерские отношения и усилить лояльность существующих клиентов. И, что важно, эффективного результата можно достичь за очень сжатые сроки!

После формирования целей участия в выставке определяются конкретные задачи и пути достижения поставленных целей. Стоит отметить, что цели должны иметь конкретную измеряемую величину, иначе участие и подсчет результатов не будут иметь смысла.

Например, собрать 50 визиток потенциальных партнеров, добиться 3 упоминаний в СМИ и т.д. Измеримая и достижимая в количестве и во времени цель – показатель правильного понимания причины своего участия в выставке. Именно так можно будет замерить эффективность участия, в том числе, и относительно бюджета.

как подготовиться к выставке компании

Правильная организация выставки: основные рекомендации

И так, как подготовиться к выставке правильно? Какие нюансы учесть и какие ресурсы (материалы) задействовать? Также на чем расставить акценты, чтобы решить ключевой вопрос для любой компании, принимающей участие в выставке, а именно: получение эффективного результата в достижении заявленных целей?

В рамках подготовки участия в выставочном мероприятии, как правило, выделяют несколько основных этапов:

  • Прежде всего, стоит определиться с выбором выставки, учитывая направленность вашего бизнеса. Главный вопрос, на который отвечает данный этап это: какую пользу для компании/фирмы принесет участие в выставке, на сколько повысится уровень продаж (а это все же фундаментальная цель каждого участника).
  • Затем предстоит решение ряда технических моментов, связанных с подготовкой выставочного пространства. А именно: места расположения будущего стенда (выбор наиболее выгодной локации, с точки зрения посещаемости), разработка общей концепции, утверждение размера стойки, используемых для изготовления материалов и пр.
  • Кроме того, одну из важных позиций занимает обязательное обучение персонала/подготовка сотрудников компании, принимающих участие в мероприятии.
  • Очередной этап – слаженная работа всех участников непосредственно в момент проведения выставки, детальное ее планирование.
  • И в финале – подведение итогов, быстрая и корректная обработка лидов (потенциально полезных контактов).

Далее все подчинено желанию достичь поставленных целей. Знание и умелое применение каждого из перечисленных этапов, поможет не только проявить себя с выгодной и запоминающейся стороны, но и окажет влияние на реализацию проектов (повышение уровня продаж товаров/услуг), с которыми вы пришли на выставку.

Помимо прочего, качественная подготовка к выставке задаст высокую планку для других участников выставочного мероприятия, в том числе, конкурентов, «соперников», потенциальных клиентов, а это, поднимет ваш рейтинг или укрепит уже существующий положительный имидж.

выставка

Что необходимо знать и применять для подготовки к выставке?

Чтобы более детально разобраться в вопросе: как оформить выставку качественно и эффективно, необходимо разобраться в некоторых нюансах, не упуская важных тонкостей и деталей при подготовке.

Дизайн и оформление локации (площадки)

Дизайн площадки должен быть продуман человеком (командой), который ответственен за организацию и участие в выставке. Почему? Потому что планировка должна быть удобная, понятная и отвечать задачам участия. И только потом, обозначив расположение зон, элементов и участников, измерив проходимость, можно отдать проект дизайнерам.

Помним, что общая картина состоит из мелочей. Многое зависит от промежуточных целей и задач, которые на них возлагаются. К примеру, если выбрана цель, чтобы как можно больше посетителей зашли на вашу локацию, то стоит брать площадку ближе ко входу, где сосредоточен максимальный поток людей.

Один из лайфхаков дизайна – половину своего стенда не выделять цветом, не зонировать заграждениями, чтобы люди могли свободно проходить через ваш стенд. Это лучше сделать для того, чтобы посетители не видели границ, без стеснения проходили на площадку, разглядывали, рассматривали и общались с командой.

Прежде чем перейти к обзору материалов для участия в выставке, нужно позаботиться о максимально возможном информировании потенциальной ЦА о предстоящем событии. Т.е. присоединиться к рекламной кампании всего выставочного мероприятия; разместить несколько объявлений, статей, тематических публикаций в СМИ и пр.

Материалы необходимые для участия в выставке

Отдельного внимания требует обзор материалов, которые понадобятся на выставке.

И так, что же в себя включают материалы, которые понадобятся:

  • Качественно выполненные экспонаты.
  • Яркий запоминающийся стенд с «идеей», привлекающий внимание посетителей. Необходимо заранее продумать кто будет устанавливать стенд: команда, которая занималась его изготовлением или персонал /сотрудники, принимающие непосредственное участие в выставке. Потому что, зачастую, установка стенда требует предварительного инструктажа.
  • Полиграфическая продукция:
    • Нужно предварительно (за 3-4 месяца до мероприятия) напечатать и разослать пригласительные для партнеров и постоянных клиентов, указав всю важную информацию (где, когда и с какой целью будет проходить выставка, преимущества вашего участия в ней). Примерно за 1,5-2 недели до назначенного мероприятия необходимо напомнить о предстоящем событии с вашим участием. Это выгодно увеличит для вас поток посещаемости на выставке.
    • Вовремя и в требуемом количестве напечатать рекламные изделия (листовки, брошюры, флаера, буклеты, каталоги). Здесь стоит отметить, что неплохо заранее разузнать место нахождения ближайшей типографии, время ее работы и сколько составляет минимальный тираж полиграфических услуг на случай, если срочно понадобится пополнить запасы печатных материалов. Печатать рекламные материалы с избытком не рекомендуется, поскольку в дальнейшем, скорее всего они вам не пригодятся и станут пустой тратой денежных.
    • Кроме того, не забыть подготовить бейджи и визитки для обратной связи. Важно указать всю контактную информацию без ошибок!
  • Заранее подготовить памятные сувениры с логотипом компании/товара, корпоративные презенты для партнеров и постоянных клиентов, что позволит произвести и закрепить приятное впечатление, а также вызвать дополнительный интерес к фирме/товару/услуге. Все это является частью рекламной кампании, к тому же, люди любят получать приятные мелочи в подарок!

Отдельным пунктом следует выделить затраты на транспортные расходы, т.е. перевозку всех экспонатов и материалов до выставочного центра.

Роль человеческого фактора

Креативно оформленный стенд, удачная локация, качественные глянцевые брошюры и флаера самостоятельно не «вытянут» ситуацию без тщательной и профессиональной подготовки команды, которая будет работать во время презентации на выставке.

Подготовка команды и количество участников тоже зависят от цели и площади выбранного стенда. Если бюджет позволяет взять площадь побольше, то задействуйте большую команду. Не рекомендуется ставить на стенд одного человека. Члены команды, в зависимости от умений, склонностей, могут играть разные роли. Кто-то, владеющий информацией больше других по предмету, продукту, услуге, может быть консультантом. Легкий в общении человек – привлекать и завлекать разговорами на площадку. Часто берут в команду красивую девушку, шоу-мена, который действиями или внешним видом притягивает интерес публики к стенду.

Некоторые промышленные выставки потребуют участия директора или замдиректора в ней. Если цель – заключение договоров, контрактов, то надо позаботиться о спокойной и тихой зоне на своем стенде для этой цели. И присутствию уполномоченного лица.

Есть такая роль для члена команды – аттрактор. Это человек, который привлекает внимание к компании. Он может находиться как на месте, так и ходить по всему помещению выставки. Самое простое — симпатичная девушка, которая раздает визитки или пригласительные флаера. Здесь есть схожесть с работой промоутера.

Подведение итогов: фиксация на достигнутом

С последним днем выставки работа участников не кончается. Если были получены контакты, то их максимум в течение недели надо обработать и желательно написать слова благодарности тем, кто оставил свои координаты. На волне публикации материалов в СМИ можно неплохо разрекламировать участие, создать материалы для статей на сайте, в социальных сетях.

Участие в выставке не должно быть спонтанным. Презентация компании/продукта/услуги – должна представлять собой хорошо продуманный и качественно выполненный проект, тогда от нее действительно будет польза и выгода для компании.

Правила для успешной организации участия в выставке
4.8 (96.67%) 6 голосов
2 анекдота в рассылке Гарантированно!
А также получайте всевозможные бонусы, бесплатные билеты и скидки на конференции!