Правила для успішної організації участі у виставці
Що значить: «ефективно підготуватися до виставки»?
«Є багато різних способів для компанії заявити про себе» – кажуть піарники. Для цього підходять масові заходи, наприклад, участь у професійній виставці. Термін «бізнес виставка» і поняття, яке в нього вкладають, вважається одним з найважливіших інструментів ефективного ведення бізнесу. Тому фахівці стверджують: якісна підготовка до виставки безпосередньо впливає на просування товару / послуги і отримання росту прибутку в найближчій перспективі.
Участь у виставці може переслідувати кілька цілей
- Заявити про себе на ринку. Якщо компанія нова, то для неї виставка, це шанс розповісти про себе перед широкою аудиторією. На виставках обов’язково присутні ЗМІ, також організатори виставки заздалегідь піклуються про друк матеріалів, журналів, в яких вказуються компанії-учасники. І звичайно ж, за підсумками виставки запрошені інформаційні спонсори напишуть матеріал по цій темі, і, можливо, згадають вашу компанію. Зрештою, ретельно продумана організація участі у виставці, спілкування і обмін досвідом з конкурентами може стати відмінною інформаційною базою для новачків і важливим кроком на шляху до вдосконалення та успіху в майбутньому!
- Іміджева. Деякі великі компанії вже фактично не мають права відмовитися від участі в певних виставках, так як аудиторія чекає їх присутності там. Чи не анонсувати свою участь у професійній виставці буде рівнозначно визнанню того факту, що в компанії не все гладко. Часто такий стан справ відноситься до великих банків. Друга іміджева причина – продемонструвати, що хорошого було в поточному році, чого компанія зуміла досягти за минулий період. Крім того, вузькоспеціалізовані виставки включають в себе ділову частину, де за окрему плату може виступити представник компанії. Тому, підтримання певного рівня престижу «компанії з історією» вважається також невід’ємною частиною для її успішного розвитку в подальшому!
- Отримати нових партнерів, замовників, клієнтів. Деякі виставки дозволяють прямо на місці укласти вигідні контракти, розвинути партнерські відносини і посилити лояльність існуючих клієнтів. І, що важливо, ефективного результату можна досягти за дуже стислі терміни!
Після формування цілей участі у виставці визначаються конкретні завдання і шляхи досягнення поставлених цілей. Варто відзначити, що цілі повинні мати конкретну вимірювану величину, інакше участь і підрахунок результатів не матимуть сенсу.
Наприклад, зібрати 50 візиток потенційних партнерів, домогтися 3 згадок в ЗМІ і т.д. Вимірна і досяжна в кількості і в часі мета – показник правильного розуміння причини своєї участі у виставці. Саме так можна буде заміряти ефективність участі, в тому числі, і щодо бюджету.
Правильна організація виставки: основні рекомендації
І так, як підготуватися до виставки правильно? Які нюанси врахувати і які ресурси (матеріали) задіяти? Також на чому розставити акценти, щоб вирішити ключове питання для будь-якої компанії, яка бере участь у виставці, а саме: отримання ефективного результату в досягненні заявлених цілей?
В рамках підготовки участі у виставковому заході, як правило, виділяють кілька основних етапів:
- Перш за все, варто визначитися з вибором виставки, враховуючи спрямованість вашого бізнесу. Головне питання, на який відповідає даний етап це: яку користь для компанії / фірми принесе участь у виставці, на скільки підвищиться рівень продажів (а це все ж фундаментальна мета кожного учасника).
- Потім належить вирішення низки технічних моментів, пов’язаних з підготовкою виставкового простору. А саме: місце розташування майбутнього стенда (вибір найбільш вигідної локації, з точки зору відвідуваності), розробка загальної концепції, затвердження розміру стійки, використовуваних для виготовлення матеріалів тощо.
- Крім того, одну з важливих позицій займає обов’язкове навчання персоналу / підготовка співробітників компанії, які беруть участь у заході.
- Черговий етап – злагоджена робота всіх учасників безпосередньо в момент проведення виставки, детальне її планування.
- І в фіналі – підведення підсумків, швидка і коректна обробка лідів (потенційно корисних контактів).
Далі все підпорядковано бажанням досягти поставлених цілей. Знання і вміле застосування кожного з перерахованих етапів, допоможе не тільки проявити себе з вигідного боку, а й вплине на реалізацію проектів (підвищення рівня продажів товарів / послуг), з якими ви прийшли на виставку.
Крім іншого, якісна підготовка до виставки задасть високу планку для інших учасників виставкового заходу, в тому числі, конкурентів, «суперників», потенційних клієнтів, а це, підніме ваш рейтинг або зміцнить вже існуючий позитивний імідж.
Що необхідно знати і застосовувати для підготовки до виставки?
Щоб більш детально розібратися в питанні: як оформити виставку якісно і ефективно, необхідно розібратися в деяких нюансах, не упускаючи важливих тонкощів і деталей при підготовці.
Дизайн та оформлення локації (площадки)
Дизайн майданчика повинен бути продуманий людиною (командою), яка відповідальна за організацію і участь у виставці. Чому? Тому що планування повинно бути зручним, зрозумілим та відповідати завданням участі. І тільки потім, позначивши розташування зон, елементів і учасників, вимірявши прохідність, можна віддати проект дизайнерам.
Пам’ятаємо, що загальна картина складається з дрібниць. Багато що залежить від проміжних цілей і завдань, які на них покладаються. Наприклад, якщо обрана мета, щоб якомога більше відвідувачів зайшли на вашу локацію, то варто брати майданчик ближче до входу, де зосереджений максимальний потік людей.
Один з лайфхаків дизайну – половину свого стенду не виділяти кольором, не зонувати загородженнями, щоб люди могли вільно проходити через ваш стенд. Це краще зробити для того, щоб відвідувачі не бачили кордонів, без сорому проходили на майданчик, все розглядали і спілкувалися з командою.
Перш ніж перейти до огляду матеріалів для участі у виставці, потрібно подбати про максимально можливе інформування потенційної ЦА про майбутню подію. Тобто приєднатися до рекламної кампанії всього виставкового заходу; розмістити кілька оголошень, статей, тематичних публікацій в ЗМІ та ін.
Матеріали необхідні для участі у виставці
Окремої уваги потребує огляд матеріалів, які знадобляться на виставці.
І так, що ж в себе включають матеріали, які знадобляться:
- Якісно виконані експонати.
- Яскравий стенд з «ідеєю», що привертає увагу відвідувачів. Необхідно заздалегідь продумати хто буде встановлювати стенд: команда, яка займалася його виготовленням або персонал / співробітники, які беруть безпосередню участь у виставці. Тому що, найчастіше, установка стенду вимагає попереднього інструктажу.
- Поліграфічна продукція:
- Потрібно попередньо (за 3-4 місяці до заходу) надрукувати і розіслати запрошення для партнерів і постійних клієнтів, вказавши всю важливу інформацію (де, коли і з якою метою буде проходити виставка, переваги вашої участі в ній). Приблизно за 1,5-2 тижні до призначеного заходу необхідно нагадати про майбутню подію з вашою участю. Це вигідно збільшить для вас потік відвідуваності на виставці.
- Вчасно і в необхідній кількості надрукувати рекламні вироби (листівки, брошури, флаєра, буклети, каталоги). Тут варто зазначити, що непогано заздалегідь дізнатися місце знаходження найближчої друкарні, час її роботи і скільки становить мінімальний тираж поліграфічних послуг на випадок, якщо терміново знадобиться поповнити запаси друкованих матеріалів. Друкувати рекламні матеріали з надлишком не рекомендується, оскільки в подальшому, швидше за все вони вам не знадобляться і стануть марною тратою.
- Крім того, не забути підготувати бейджи і візитки для зворотного зв’язку. Важливо вказати всю контактну інформацію без помилок!
- Заздалегідь підготувати пам’ятні сувеніри з логотипом компанії / товару, корпоративні презенти для партнерів і постійних клієнтів, що дозволить виробити і закріпити приємне враження, а також викликати додатковий інтерес до фірми / товару / послуги. Все це є частиною рекламної кампанії, до того ж, люди люблять отримувати приємні дрібниці в подарунок!
Окремим пунктом слід виділити витрати на транспортні витрати, тобто перевезення всіх експонатів і матеріалів до виставкового центру.
Роль людського фактора
Креативно оформлений стенд, вдала локація, якісні глянцеві брошури та флаєра самостійно не «витягнуть» ситуацію без ретельної і професійної підготовки команди, яка буде працювати під час презентації на виставці.
Підготовка команди і кількість учасників теж залежать від мети і площі обраного стенду. Якщо бюджет дозволяє взяти площу побільше, то задійте велику команду. Не рекомендується ставити на стенд одну людину. Члени команди, в залежності від умінь, нахилів, можуть грати різні ролі. Хтось, хто володіє інформацією більше інших по предмету, продукту, послузі, може бути консультантом. Легка в спілкуванні людина залучає розмовами на майданчик. Часто беруть в команду красиву дівчину, шоу-мена, який діями або зовнішнім виглядом притягує інтерес публіки до стенду.
Деякі промислові виставки зажадають участі директора або заступника директора в ній. Якщо мета – укладання договорів, контрактів, то треба подбати про спокійній і тихій зоні на своєму стенді для цієї мети. І присутності уповноваженої особи.
Є така роль для члена команди – аттрактор. Це людина, яка привертає увагу до компанії. Він може знаходитися як на місці, так і ходити по всьому приміщенню виставки. Найпростіше – симпатична дівчина, яка роздає візитки або запрошення флаєри. Тут є схожість з роботою промоутера.
Підведення підсумків: фіксація на досягнутому
З останнім днем виставки робота учасників не закінчується. Якщо були отримані контакти, то їх максимум протягом тижня треба обробити і бажано написати слова подяки тим, хто залишив свої координати. На хвилі публікації матеріалів в ЗМІ можна непогано розрекламувати участь, створити матеріали для статей на сайті, в соціальних мережах.
Участь у виставці не повинна бути спонтанною. Презентація компанії / продукту / послуги – повинна являти собою добре продуманий і якісно виконаний проект, тоді від неї дійсно буде користь і вигода для компанії.
Експерт в області інтернет-маркетингу. Керівник маркетингового агентства MAVR.
Бізнес-ступінь “Майстер ділового адміністрування” (MBA).